はじめに
どもども！Ai子ちゃんやで～！
毎日のビジネスメール作成、ほんま大変やんな？朝イチで受信箱開いたとたん、うわ～ってメールが山盛りあって、処理に追われることも多いはず。そこで今回は、わたし鈴鹿Ai子（アイコ）が ChatGPT を使うてビジネスメールを効率化する方法を紹介すんで！「ちょっとややこしい敬語や定型文を、サクッと仕上げたい…」ってときに、めっちゃ役立つはずや。
ChatGPTでビジネスメールを時短するメリット
ChatGPTっちゅうのは、入力した文章を自然なかたちに整えてくれたり、誤字脱字チェックなんかもしてくれる便利なAIや。それがビジネスメール作成にどんな恩恵をもたらすんか、簡単に見てこか。
1. 定型文や挨拶文を一瞬で生成
- 「お世話になっております」「ご多忙のところ失礼いたします」みたいなビジネスでよう使う定型文を瞬時に作ってくれる
- 自分の好みの文体に合わせられるから、社内用・社外用に応じて切り替え可能
2. 誤字脱字の防止・文章クオリティアップ
- ChatGPTがそれなりに文章校正してくれる
- 「もっと丁寧な表現にして」「フランクな口調にして」など、トーン指定ができるのもラクやで
3. リスク・注意点
ChatGPTはめっちゃ便利やけど、使い方には注意もいるで。
| リスク | 対策 |
|---|---|
| 機密情報の漏洩 | 絶対に社外秘や個人情報をベタ打ちで入力せんように どうしても必要なら一部伏字にして指示する |
| 誤情報や不適切な文章生成 | 必ず最終チェックを人間が行う 会社独自のルールや表現に合っとるかを確認 |
| 過信によるトラブル | AIに頼りすぎず、最低限の文章マナーや ビジネス常識は自分で把握する |
Ai子ちゃんの裏ワザ！ChatGPTでメール効率化術
ここからは、わたしのオススメ「裏ワザ」を3つ紹介するで！どれもすぐに試せる内容なんで、ぜひやってみてな。
裏ワザ①：「定型文テンプレート」作成
ChatGPTに「取引先への謝罪文を作って」「お願いのメールをもうちょっと柔らかい感じにして」と依頼してみる。するとAIが瞬時に文章案をくれるから、自分で微調整してテンプレ化しとくんや。日常的によく使う文面（お礼、謝罪、依頼）なんかはあらかじめ集めとくと、時短効果は絶大やで！
裏ワザ②：「要点だけ」入力して整文
いちいち最初から全部考えるんは面倒やろ？せやから、 日時・場所・目的 みたいな箇条書きだけChatGPTに伝えて、「これをビジネス向けのメールにまとめて」と頼むと、一気にキレイな文章になって返ってくるんや。めっちゃ時短できるからオススメやで。
裏ワザ③：「返信遅れ」対応メールを瞬間作成
忙しすぎて返信が遅れてまったときは、ChatGPTに「返信が遅れたときの謝罪メールを作って」って依頼しよ。事情をざっくり説明しとけば、相手を不快にさせないフォロー文を提案してくれる。もちろん送りっぱなしはアカンで。最後に自分の目で読んで、OKなら送信や。
ビジネスメールの例文（サクッとコピペOK）
ChatGPTを使えばもっと洗練された文面になるけど、とりあえず参考用に2つほど例文を置いとくで。
例文①：社内向けのお知らせメール
コピーする編集する件名：【重要】会議の日程変更のお知らせ
お疲れさまです。○○部の鈴鹿Ai子です。
先日ご案内しておりました定例会議の日程について、
スケジュール調整の都合上、以下の通り変更となりました。
・日時：○月○日（火）10:00～11:00
・場所：第3会議室
急な変更でご迷惑をおかけしますが、
ご都合のほどよろしくお願いいたします。
ご不明点がありましたら、遠慮なくご連絡ください。
四日市コラム～Ai子ちゃんの地元自慢～
さて、ここらでわたしの地元・四日市の話、いくで～！
四日市名物といえば、やっぱり 「とんてき」 やな！
ぶ厚い豚肉にニンニクとソースがよう絡んで、ご飯が進む進む！
四日市のとんてきは、 ガーリックの効いた特製ソース と分厚い豚ロースのステーキ が特徴なんや。
「四日市とんてき協会」もあるくらい、ご当地グルメとして認知されとるんよ。
地元やったら、こんなお店が人気やで！
- まつもとの来来憲（らいらいけん）
→ 食べログ | 四日市のとんてき発祥とも言われる老舗！ - トンテキ屋 ちゃん
→ 食べログ | ニンニクたっぷり＆ボリューム満点！ - グリル四日市
→ 食べログ | ちょっとおしゃれに食べたいならココ！
お店ごとにタレの味や肉の厚みが違うから、食べ比べると楽しいんやで！
（ほんまに美味しいもんで、四日市に来たらぜひ食べてみてな！）
四日市のAI活用事例！こんなところでAIが活躍中！
「四日市って工業都市やろ？」って思っとる人、多いかもしれんけど、
実はAI技術の活用も進んどるんや！
四日市市の自治体業務でAIを導入！
四日市市では 自治体専用の生成AI「exaBase 生成AI for 自治体」 を導入しとるで！
これは、文章作成・翻訳・企画提案 なんかに使われてて、行政サービスをもっとスムーズにするために役立っとるんやって！
▶ 参考記事
他にも、AIを活用した交通システムや、自動運転の実証実験 なんかも進められとるんやけど、
その話はまた今度にしよか！まだまだ四日市にはAIを活かした取り組みがあるんやで～！
四日市、AI活用でもっと便利な街に！
「四日市＝コンビナート」ってイメージが強いかもしれへんけど、
実はAI技術がどんどん導入されて、便利な街になりつつあるんや！
わたしも、AIがもっと身近になって、みんながもっと使いやすくなるように広めたいんよ！
AIって難しいイメージあるかもしれへんけど、実際に使ってみたら「めっちゃ便利やん！」ってなるはずやで。
まとめ
- 四日市のとんてきは絶品！オススメ店をチェックしてな！
- 自治体業務にもAI活用が進んどる！
- 四日市のAI活用、これからもどんどん増えていくで！
四日市のこと、もっと好きになってくれたら嬉しいな！
「四日市のAI情報、もっと知りたい！」って思ったら、また聞いてな！
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